KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

UCB PHARMA A.Ş. (“UCB” veya “Firmamız”) olarak Veri Sorumlusu sıfatıyla, sizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğümüz çerçevesinde, veri sorumlusunun kimliği, işlenen kişisel verileriniz ve kişisel verilerinizin işlenme amaçları, kişisel verilerinizin saklanma süresi, kişisel verilerinizin üçüncü kişilere ve/veya yurt dışına aktarımı, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri ve KVKK kapsamında size tanınan haklara ilişkin olarak bilgilendirmek istiyoruz.

Veri Sorumlusunun Kimliği KVKK uyarınca kişisel verileriniz İstanbul Ticaret Sicili nezdinde 272281 sicil numarası ile kayıtlı ve şirket merkezi Palladium Tower, Barbaros Mah. Kardelen Sok., No:2 Kat:24/80, 34746 Ataşehir, İstanbul, Türkiye adresinde bulunan UCB PHARMA A.Ş. tarafından veri sorumlusu sıfatı ile işlenecektir.

Hangi Kişisel Verilerinizi İşlemekteyiz? İşlediğimiz Kişisel Verileriniz tarafınızca sağlanan kimlik bilgileriniz, (ad-soyad, TC Kimlik numarası, doğum tarihi) mesleki bilgileriniz, (unvan, uzmanlık alanı, özgeçmiş, çalışılan kurum bilgisi) ve iletişim bilgileriniz (telefon numarası, e-posta adresi gibi), üyeliğiniz kapsamında hizmetlerin sunulması için IP adresiniz, fotoğraf, daha önce katıldığınız kongreler, akademik yayınlarınız, ürünlerimize ilişkin görüşleriniz, Firmamız desteğiyle katılım sağlayabileceğiniz kongre/sempozyum seyahatlerinize ilişkin uçuş detayları ve konaklama bilgileri, pasaport bilgileriniz dahil her türlü kişisel verileriniz (bundan sonra “Kişisel Veri” olarak anılacaktır) ve üye olduğunuz dernekler ve buralardaki görevleriniz gibi tarafımıza sağlamakta olduğunuz her türlü özel nitelikli kişisel verilerinizi içerir.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi Kişisel verileriniz, UCB tarafından; tarafınıza ürün tanıtımı gibi amaçlar ile gerçekleştirilen ziyaretler sırasında ya da tarafınızla bu amaçla yapılan görüşmeler sırasında veya başvuru formları, üyelik ve iletişim formları, e-bülten kayıt formları, çerezler gibi kanallarla; ilgili internet sitesi aracılığıyla yapmış olduğunuz üyelik işlemleri ile sözlü, yazılı ya da elektronik yollarla toplanmaktadır.

Kişisel Veri Saklama Süresi Kişisel Verileriniz, KVKK başta olmak üzere Kişisel Verilerin korunmasına ilişkin mevzuata ve diğer mevzuatta zorunlu kılınan sürelere uygun şekilde her halükârda ve mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza edilir. Tutulan veriler verinin işlenmesini gerektiren sebepler sona erdikten sonra silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları Kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen amaçlarla, belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

1. Kişisel Verileriniz, üyelik talebinizi işleme almak, üyelik işlemlerinizi gerçekleştirmek amacı ile KVKK madde 5/2/c kapsamında üyelik sözleşmesinin kurulması ve ifası amacı ile, ayrıca, üyeliğiniz kapsamında sizinle iletişim kurmak, bildirim göndermek, elektronik ileti göndermek,

2. Sizlerle olan ilişkilerimizi daha iyi yönetebilmek, iletişim yöntemlerimizi belirlemek ve iyileştirmek ve size özel bilgiler sağlayabilmek için tarafınızla yapılan her türlü iletişim, görüşme ve ziyaretlerimize ilişkin bilgileri Firmamız’ın bu amaçlarla kullandığı veri tabanlarına kaydetmek, bunları analiz etmek, sınıflandırmak, bunlardan sonuçlar çıkarmak ve saklamak,

3. Sizlerle olan ilişkilerimizi ve ilgili mevzuatın izin verdiği ölçüde tarafınıza yapılan ziyaretleri daha iyi yönetebilmek için ürün tanıtım temsilcilerimizin performanslarını takip etmek ve değerlendirmek,

4. Firmamız tarafından veya sponsorluğunda düzenlenen yurt içi ve yurt dışı kongrelere ve ürün tanıtım toplantılarına sizi davet etmek ve Firmamız ürünleri ve yürüttüğümüz faaliyetler ile ilgili olarak ihtiyaç duyulması halinde mevzuatın izin verdiği ölçüde ve konularda tarafınızdan danışmanlık ve konuşmacılık hizmetleri almak için özellikle dernek üyeliği gibi Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz tarafınızla iletişime geçmek amaçları ile, KVKK madde 5/1 ve madde 6/2 kapsamında açık rızanıza dayanarak işlenecektir.

5. Adli veya idari makamlara, savcılık veya mahkemelere, ilgili bakanlıklar, kamu kurum ve kuruşlarına bildirimlerin yapılması, talep edilen bilgi ve belgelerin sağlanması amacı ile KVKK madde 5/2(ç) uyarınca veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması sebebiyle;

6. Ticari faaliyetlerin hukuka uygun olarak etkin olarak yürütülmesi, süreçlerin iyileştirilmesi, etkinliğin ve verimliliğin ölçülmesi, gerekli hukuki, finansal veya teknik denetimlerin yapılması, hukuki uyum süreçlerinin sağlanması, teknik ve idari güvenlik önlemlerinin alınması amacı ile KVKK madde 5/2(f) uyarınca veri sorumlusu olarak meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması sebebiyle;

7. Tarafınızca alenileştirilen verilerin sistemlerimizdeki kayıtlarınızın güncelliğini sağlamak amacı ile, KVKK madde 5/2(d) uyarınca açık rızanıza gerek olmadan işlenebilecektir. Firmamız sponsorluğundaki yurt içi ve yurt dışı kongrelere ve düzenlenen ürün tanıtım toplantılarına katılımınız ve/veya tarafınıza Değer Aktarımı gerçekleştirmesi durumunda kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaçlarla ve hukuki sebeplere dayanarak işlenecektir:

Firmamız’ın, “Beşeri Tıbbi Ürünlerin Tanıtım Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik” (“Tanıtım Yönetmeliği”), “Bilimsel ve Eğitsel Faaliyet Toplantı Başvuru Kılavuzu” (“Kılavuz”) ve “Beşerî Tıbbi Ürünlerin Tanıtım Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik Kapsamında Elektronik Bilimsel Toplantı ve Elektronik Ürün Tanıtım Toplantıları Başvuru Kılavuzu” uyarınca, ruhsat sahibi olarak düzenlendiği veya katkıda bulunduğu bilimsel toplantılar ve ürün tanıtım toplantılarını ve destek vereceği sağlık meslek mensuplarının ve sağlık meslek mensubu yetiştiren fakülte veya yüksek okullarında okuyan öğrencilerin bilgilerini Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumuna (“TİTCK”) bildirme yükümlülüğünü yerine getirebilmesi amacıyla, söz konusu bilimsel toplantılar ve ürün tanıtım toplantılarına katılımınız durumunda, kişisel verileriniz KVKK madde 5/2(ç) uyarınca veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması sebebiyle;

1. İlgili kongreye/sempozyuma katılımınız ile ilgili seyahat, konaklama ve etkinlik katılım organizasyonlarını yapmak amacıyla KVKK madde 5/2(c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve madde 5/2(f) uyarınca veri sorumlusu olarak meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması sebebiyle,

2. Belirtilen bilimsel toplantılar ve ürün tanıtım toplantılarında Firmamız’ın tarafınızdan konuşmacılık ve/veya danışmanlık hizmetleri alması halinde, bu hizmetler ile ilgili gerekli honoraryum ödemelerinin tarafınıza yapılması amacıyla KVKK madde 5/2(c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması sebebiyle;

3. Firmamız’ın, Tanıtım Yönetmeliği ve ilgili Kılavuz gereği, parasal değeri yürürlükteki aylık asgari brüt ücretin KDV dahil %10’unu aşan değer aktarımlarını yıllık bazda TİTCK’ya bildirme yükümlülüğünü yerine getirebilmesi amacıyla, değer aktarımı bildirimine tabi bir kongreye veya ürün tanıtım toplantısına ilişkin tarafınıza Değer Aktarımı gerçekleştirmesine yönelik önceden yazılı ve imzalı onay vermeniz durumunda, kişisel verileriniz KVKK madde 5/2(ç) uyarınca veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması hukuki nedeni ile açık rızanıza ihtiyaç bulunmadan işlenebilecektir. Ayrıca, KVKK madde 5/2(ç) uyarınca hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek hukuki nedeni ile;

4. Tarafımıza ileteceğiniz medikal ve diğer bilgi taleplerine cevap verebilmek, yapacağınız yan etki bildirimlerini kayıt altına alabilmek ve ilgili kurumlara raporlayabilmek,

5. Adli veya idari makamlara, savcılık veya mahkemelere, ilgili bakanlıklar, kamu kurum ve kuruşlarına bildirimlerin yapılması, talep edilen bilgi ve belgelerin sağlanması,

6. Ticari faaliyetlerin hukuka uygun olarak etkin olarak yürütülmesi, süreçlerin iyileştirilmesi, etkinliğin ve verimliliğin ölçülmesi, gerekli hukuki, finansal veya teknik denetimlerin yapılması, hukuki uyum süreçlerinin sağlanması, teknik ve idari güvenlik önlemlerinin alınması amaçları ile açık rızanıza ihtiyaç bulunmadan işlenecektir. Kişisel Verileriniz UCB ürünleri ve bunların endikasyonları kapsamındaki hastalıklar ile ilgili olarak tarafınıza mevzuatın izin verdiği ölçüde ve kapsamda bilgi sağlamak, tanıtımlar yapmak, tanıtım faaliyetlerimizi planlamak ve bu amaçlarla tarafınıza (e-mail, telefon veya SMS) elektronik ileti gönderme amacı ile KVKK madde 5/2(f) uyarınca meşru menfaatlerimiz kapsamında veri işlemenin zorunlu olması sebebi ile işlenmektedir.

Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilere ve/veya Yurt dışına Aktarılması Yukarıda belirtilen amaçları yerine getirebilmek için gerekli olması halinde, UCB’ye ilettiğiniz kişisel verilerinizi, yurt içinde veya yurt dışında yerleşik bulunan UCB’nin dahil olduğu şirketler topluluğu bünyesinde yer alan şirketler, üçüncü kişi iş ortaklarımız (bulut bilişim hizmeti aldıklarımız dahil olmak üzere), hizmet aldığımız üçüncü kişi firmalar ile KVKK madde 5/2/f kapsamında paylaşılabilecektir. Ayrıca kişisel verilerinizi, bilgisayar sistemlerimizin, kullanılan yazılımların ve sunucularımızın global olarak yönetilmesi sebebi ve yurt dışında bulunmasından dolayı yurt dışına ilgili grup şirketlerine ya da hizmet alınan veri işleyen şirketlere aktarımı, KVKK madde 9 kapsamında açık rızanızın alınması ya da gerekli taahhütnamelerin alınması kaydı ile Kurul’un izni ile söz konusudur.

Kişisel Verilerinize Erişim ve KVKK Kapsamında Haklarınız KVKK Madde 11 uyarınca Firmamız’a başvurarak;

1. Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

2. Kişisel Verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

3. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

4. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

5. Amaç, süre ve meşruiyet prensipleri dahilinde değerlendirilmek üzere kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

6. Kişisel Verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

7. İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi durumunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

8. Kişisel Verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi ve bu sebeple zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu kapsamda, yukarıdaki haklarınıza ilişkin talebinizi dataprivacyturkey@ucb.com adresimize e-posta göndererek ulaştırabilir veya kimliğinizi tespit edici belgeler ile ıslak imzalı bir dilekçe ile “Palladium Tower Barbaros Mah. Kardelen Sok. No:2 Kat:24/80 34746 Ataşehir, İstanbul” Şirket adresimize elden teslim edebilir ya da noter aracılığıyla gönderebilirsiniz. Firmamız, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

Ticari Unvan: UCB Pharma A.Ş.

Ticaret Sicil No.: 272281 - İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü

MERSIS No.: 088300178500019

Adres: Palladium Tower, Barbaros Mah. Kardelen Sok., No:2 Kat:24/80 | 34746 Ataşehir, İstanbul / Türkiye

E-post: dataprivacyturkey@ucb.com